Organiser la mise en place du tutorat

Que prévoir lors de la mise en place du tutorat ?

Reconnaître la fonction de tuteur

Le tutorat est une activité complémentaire à une activité principale. L’organiser suppose de donner aux tuteurs les moyens de réaliser leur mission : notamment, un temps suffisant pour mener toutes les actions qui y sont liées.

Contractualiser cette mission complémentaire via un avenant au contrat de travail fournit à la fonction un cadre, et donne une reconnaissance qui peut être confortée par une valorisation financière.

Accompagner la fonction tutorale

Il s’agit d’accompagner – de « tutorer » – les tuteurs tout au long de leur mission. Cela est pris en charge selon les cas par le responsable ou le référent tuteur, et consiste à :

  • accompagner la prise de fonction de tuteur : analyse de la motivation et des compétences liées au tutorat ;
  • organiser le plan de formation lié à la fonction (formations externes et échanges de pratiques entre tuteurs) ;
  • mener des entretiens de fonctionnement et d’évaluation.

 Anticiper les difficultés de mise en place du tutorat

  • Il est nécessaire de mener une réflexion, si possible en équipe et de façon anticipative, sur ce qu'on fait en cas de difficulté. « Que faire si mon travail de tutorat ne me permet plus d’encadrer ou d'accueillir correctement le public avec lequel on travaille ? Quelles sont mes possibilités, en tant que tuteur, de dire « stop ! », de passer le relais ? À qui, comment ? Quelles sont les balises dans notre structure ? »
  • Dans le cas de l’accueil d’un stagiaire, ne pas oublier qu’il est là avant tout pour apprendre – parfois beaucoup de choses – et subsidiairement seulement pour soulager les collègues : cela n’est pas toujours facile à accepter pour ceux-ci, voire pour la hiérarchie. 

Aborder les modalités pratiques avec l’équipe pour réussir le tutorat

À qui sera confiée la mission de tutorat ?

  • Un ou plusieurs travailleurs ?
  • Toute une équipe ?
  • Une personne référente, et une ou deux autres en back-up et/ou en appui ?
  • Un référent tuteur et des tuteurs de terrain ?

Quels sont les temps dédiés au tutorat ?

Tutorer nécessite l’aménagement et l’animation de différents lieux et temporalités organisés au sein de l’institution, dont a minima :

  • première rencontre de la personne et du service ;
  • premier jour effectif : arrivée, accueil, rencontre avec l’équipe, accompagnement dans les formalités ;
  • périodes de travail ensemble, avec un soin particulier pour la première et la dernière ;
  • rencontres et entretiens de suivi entre tuteur et tutoré ;
  • le cas échéant : rencontres avec le partenaire extérieur (par exemple avec le centre de formation, dans le cadre du tutorat de formation et d’insertion).

Pour vous aider, consulter l'outil Encadrer sur le terrain. 

Comment organiser la continuité du tutorat en l’absence de la personne désignée ?

Quand le tuteur est absent, sa charge doit pouvoir être assurée par un collègue dans un souci de continuité de l’apprentissage. Deux cas sont possibles : absence momentanée, ou prolongée (avec nouvelle nomination). Il est nécessaire de susciter la solidarité des collègues avec les tuteurs remplaçants ; car le moment de la réorganisation de cette fonction peut être difficile à vivre (ex. : sentiment chez le tuteur d'abandonner ses collègues ou les bénéficiaires).

Un équilibre doit être trouvé entre : responsabilité clairement identifiée dans l’accueil, le suivi, l’évaluation du tutoré par le tuteur, et responsabilité partagée au sein de l’équipe dans la conception, la mise en œuvre, l’évaluation et l’ajustement du dispositif d’encadrement des stagiaires, en cohérence avec le projet de l’institution.