Se concerter avec les organismes partenaires

La concertation avec des organismes partenaires concerne plusieurs types de tutorat.

Types de partenaires par type de tutorat 

Accompagnement d’une nouvelle personne

Partenaires

Tutorat de formation

Organismes de formation
(voir tableau ci-dessous "Type d'organismes de formation)

Tutorat d’intégration

Forem, Actiris

Tutorat d’insertion

Organismes d’insertion*, de formation, de conseil en évolution professionnelle, d’accompagnement vers l’emploi (Forem, Actiris, CPAS)

Tutorat d’inclusion

Organismes d’accompagnement, PHARE, AVIQ

Accompagnement d’une personne déjà engagée

Partenaires

Tutorat de réintégration

SEPPT, Mutuelles

Tutorat de transmission

 

Tutorat de développement

 

Tutorat de transition

Organismes d’insertion, de conseil en évolution professionnelle, d’accompagnement vers l’emploi (Forem, Actiris)

Le Fonds 4S met à la disposition des employeurs du secteur non marchand le Guide pratique des stages en ISP en région Bruxelles-Capitale et Wallonie ». Ses objectifs :

  • présenter le secteur de l’ISP, les différents organismes de formation et les filières professionnelles proposées ;
  • outiller concrètement sur les modalités et mises en œuvre de stages… ;
  • susciter l’intérêt pour accueillir en stage des travailleurs sans emploi en formation professionnelle (notamment les plus jeunes d’entre eux, en recherche d’expérience professionnelle).

Des stages sont organisés en collaboration avec une grande diversité d’organismes. 

Types d’organismes de formation

Ils organisent des stages en Fédération Wallonie-Bruxelles (y compris la communauté germanophone et la région flamande). 

Enseignement

(Fédération Wallonie-Bruxelles)

Régions

Formation
professionnelle

Insertion
socioprofessionnelle

Secondaire de plein exercice (professionnel et technique de qualification)

 

Secondaire spécialisé

 

Secondaire en alternance (CEFA)

 

Supérieur (Hautes écoles et Universités)

 

Promotion sociale (Secondaire;
Supérieur : Brevet & Bachelier)

Wallonne francophone


Bruxelles francophone

Forem

IFAPME



Bruxelles Formation

SFPME

Centres d'insertion socioprofessionnelle (CISP)

Missions régionales pour l’emploi (MIRE)

Centres de formation et d’insertion socioprofessionnelle adaptés (CFISPA)

Organismes de formation

Missions Locales (MLOC)

Ateliers de formation par le travail (AFT)

Ostbelgien Bildung: Enseignement

Wallonne germanophone

Vlaams Gemeenschap: onderwijs

Flamande

VDAB 

Connaître et rencontrer les organismes partenaires

  • Prendre le temps de les rencontrer. Analyser leurs attentes et exigences, et préciser les vôtres.
    Discutez des organismes partenaires en interne.
  • Certains ont accueilli des stagiaires sans même avoir rencontré la personne qui a la responsabilité de leur suivi à l'école ou au centre de formation. Ils l'ont souvent regretté, tant l'organisation des premiers stages s’est alors révélée chaotique et improvisée.
  • Idem s'il n'y a pas eu de contact entre le partenaire et le tuteur désigné avant l'accueil du tutoré.

  « Les travailleurs sous contrat « article 60 », c'est vraiment une super idée, explique une responsable d'institution d'hébergement, en tout cas comme aide ponctuelle pour les fonctions techniques ou administratives. Cela a permis de dégager complètement nos éducateurs. Recentrés sur leur métier, leur équipe s'est remotivée. »

Pourquoi se concerter ?

Garantir un tutorat organisé suppose la mise en place de moments de concertation systématiques impliquant le centre de formation et l’institution.

Ces moments sont parfois inexistants, souvent jugés trop réduits, laissant les tuteurs dans l’incertitude quant aux acquis à reconnaître ou aux compétences à développer dans un apprentissage voulu progressif. Proposer au tuteur : « En cas de besoin, n’hésitez pas à nous appeler » n’est pas jugé suffisant pour fixer un cadre clair de collaboration entre l’école et l’institution.

Les rencontres préalables et régulières avec l'école ou le centre de formation représentent un atout pour :

  • ne pas « saucissonner » la personne en formation dans deux systèmes non concordants ;
  • réajuster de part et d’autre les attentes, cibler les besoins et les réponses à y apporter. Une communication régulière et fluide avec l'école ou le centre de formation crée un climat de confiance qui rejaillit sur la qualité de la relation entre tuteur et apprenant (elle donne une bonne information sur ce qui se passe à l'école, etc.).

Les objectifs

Cette concertation vise à :

  • informer chaque partenaire des changements survenus dans le dispositif de formation, et/ou dans les pratiques mises en œuvre dans l’institution susceptible de réactualiser son projet. Ces changements sont à prendre en compte dans le dispositif d’encadrement des personnes en formation ;
  • définir les conditions d’encadrement spécifiques à la personne en formation ;
  • prendre connaissance des acquis avant le stage ;
  • échanger les points de vue sur les compétences à développer et sur les conditions d’apprentissage à assurer dans le cadre du travail/stage. Ces conditions peuvent alors tenir compte à la fois des exigences de l’école (ex. : objectifs, critères d’évaluation) et des possibilités de l’institution ;
  • assurer les bases d’une collaboration entre les partenaires qui se renforce au fil du temps, malgré les changements de personnes dans les écoles et les institutions.

Comment ?

Cette concertation peut prendre différentes formes : rencontre au sein de l’institution entre direction et tuteur(s), ou réunion au sein de l’école avec l’ensemble des institutions qui collaborent à la formation.

Quoi ?

Même si l’organisme de formation affiche les mêmes objectifs que ceux de l’institution, les choses peuvent se passer autrement dans la réalité : les cultures sont très différentes, les contraintes administratives ou organisationnelles sont trop fortes, le sens donné à certains mots n’est pas le même... La collaboration entre l’organisme de formation et l’institution est dès lors précieuse pour ces deux partenaires, et essentielle pour la personne en formation.

Documents à recevoir

L’institution devrait recevoir de l’école (ou de l’organisme de formation) les informations suivantes :

  • programme ou descriptif des cours, qui précise quand telle ou telle matière sera vue ;
  • calendrier scolaire de l'année ;
  • grille d'évaluation du stage, et ce qui est attendu du tuteur et du service à ce sujet ;
    • coordonnées directes du formateur responsable du suivi du stagiaire pendant son stage ;
    • moments de passage du maître de stage ;
    • ce qui est prévu par l’école (ou l’organisme de formation) en cas de non-respect par le stagiaire de ses obligations (absences, fautes, etc.) ;
    • ce que ce dernier attend de l’organisation qui l'accueille ;
    • modèle de convention de stage, notamment pour que les trois parties soient informées de ces attentes, ou idéalement fixent des objectifs ensemble. Elle doit être signée par la personne en formation, l’institution et le centre de formation.

Il s’agit d’être prudent avec ce qui vous est transmis comme éléments d'appréciation individualisés sur le(s) jeune(s) : points forts, points faibles, besoins, éléments de motivation, etc.
Un jeune ne montre pas forcément les mêmes facettes à l'école et dans d'autres contextes, ce qui peut induire de faux a priori. Par exemple, il peut éprouver des difficultés scolaires mais montrer des compétences insoupçonnées en stage.

Précautions à prendre en particulier lors de nouveaux partenariats

  • Lire attentivement les conventions qui balisent ce partenariat.
    Avant leur signature, poser toutes les questions et souligner des points d'attention et des demandes de modifications.
  • Si après une première expérience certains aspects semblent insatisfaisants, ou si des recadrages s’imposent, demander un rendez-vous de débriefing au partenaire, renégocier certains points inscrivez-les dans un avenant à la convention.

Rencontrer au préalable la personne avant le stage

  • Voyez le jeune au moins une fois avant le premier jour de stage.
  • Quand vous le sélectionnez et le rencontrez, n'attendez pas de lui de l'expérience, a fortiori s'il est en début de formation.
  • Pour les stages longs, organisez une journée d'observation où il vient dans votre organisation, découvre le public, les collègues, prend contact avec la réalité.
  • Le fait que le jeune pose sa candidature semble souvent être le gage d'une bonne motivation dès le départ.
    N'hésitez pas à suggérer cela au partenaire d’enseignement ou de formation.

N'hésitez pas à consulter l'outil Fiche de rendez-vous de pré-stage. 

Pour des partenariats de longue durée

  • si la collaboration avec l'école (ou le centre de formation) concerne plusieurs jeunes qu’elle se répète sur plusieurs années : une convention-cadre entre l’organisation et l'école permettra de déterminer des éléments clés (objectifs communs par année, calendrier, échange d'informations, rendez-vous…) ;
  • si l’accueil des jeunes concerne plusieurs écoles: réunir ces dernières, pour échanger sur vos exigences respectives. Cela a par exemple amené des écoles à uniformiser avantageusement leurs grilles d'évaluation des stages.

Les objets de concertation avant le début de contrat de travail ou de stage sont multiples :

  • Clarifier les attentes respectives des différents acteurs concernés dans l’organisme de formation et l’institution (ex. : le type d’activités attendues du stagiaire).
    Vous pouvez utiliser est l'outil : Clarifier les attentes respectives de l’école, de l’institution. 

  • Préciser les objectifs de stage. Ils peuvent varier, selon :
    • Le type de stage. Différentes typologies existent, e.a. : observation-découverte, initiation, détermination, formation, pratique accompagnée, pratique en responsabilité, transition vers l’emploi. Voir tableaux pages suivantes.
    • Le contenu pédagogique de la formation.
    • Le type d’organisme de formation.
    • L’organisme de formation.
      Vous pouvez utiliser l'outil: Préciser les objectifs du stage.

  • Définir des modalités pratiques d’organisation du stage

    Par exemple, l’organisation temporelle (plein temps, mi-temps, un jour par semaine…).
    Vous pouvez utiliser l'outil :Organiser les modalités pratiques de stage.

  • Expliciter des outils supports d’apprentissage. 
    Ceux provenant de l’école, de l’institution, ou mis en commun.
    Vous pouvez utiliser l'outil : Expliciter des supports d’apprentissage. 

  • Clarifier les modalités d’évaluation
    Auto-évaluation, évaluation formative et sommative : qui, quoi, où, quand, comment ? 

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